Häufig gelangen Kunden mit der Frage an uns, ob sie die lokalen Fileserver durch SharePoint ablösen können. Die Microsoft Lösung zur Speicherung von Dateien in der Cloud heisst SharePoint und bildet zusammen mit Azure Active Directory, Exchange Online, OneDrive und Skype for Business das technische Service Fundament von Office 365.

Neben Office Dateien werden auf dem lokalen Fileserver heute meist auch Dateien von Fach- und Branchen-Applikationen wie ERP, CAD oder Simulations-Programmen, Datenbanken, Software Installer oder gar virtuelle Maschinen gespeichert.

Ändern wir die Frage dahingehend ob es möglich ist, Office und andere gängige Dateien wie von Adobe Palette, PDFs oder auch CAD (.dwg) Dateien in SharePoint zu speichern und zu bearbeiten, dann lässt sich die Frage so beantworten, dass es technisch möglich ist, für den Benutzer jedoch Veränderungen in der Arbeitsweise bedeutet.

In späteren Beiträgen sprechen wir auch an, welche Veränderungen bei der Umstellung auf die Benutzer zukommen können und beschreiben wie unsere Lösung Seamless die Umstellung zusätzlich unterstützt.

In diesem Beitrag beschreiben wir einerseits die technischen Vorteile und Möglichkeiten, aber auch Limitationen und Einschränkungen von SharePoint gegenüber dem Filesystem.

Vorteile und Möglichkeiten von SharePoint als Dateiablage

Collaboration und Dokumentenmanagement

SharePoint ist der Dreh- und Angelpunkt für die Zusammenarbeit in Projekten und Teams. Insbesondere für Unternehmen, welche viele Projekte und Teams mit internen und externen Partnern bearbeiten, ist SharePoint daher eine attraktive Möglichkeit, die Zusammenarbeit stark zu vereinfachen. Denn Dokumentenablagen in SharePoint Arbeitsräumen können über den OneDrive for Business Client, oder alternativ via WebDav Schnittstelle, im Arbeitsgerät eingebunden werden. Dadurch können die Dokumente nicht nur Online im Webbrowser sondern auch direkt in der Desktop Anwendung oder über den File Explorer bearbeitet werden.

Sharing

Wie der Name SharePoint verspricht, unterstützt das System das Teilen von Dokumenten innerhalb und ausserhalb des Unternehmens. Beim Sharing wird statt einer Dokumentenversion lediglich ein sicherer, oder bei Bedarf anonymer Link, zu einem Dokument versendet. Anschliessend kann das Dokument über den Link direkt bearbeitet werden. So werden verschiedene parallele Dokumentversionen verhindert, was Fehler reduziert, da alle immer am aktuellen Stand eines Dokuments arbeiten.

Versionierung

SharePoint Dokumentenablagen (Document Libraries) sind in SharePoint Online standardmässig so konfiguriert, dass beim Speichern eine neue Version erstellt, sämtliche früheren Versionen aber beibehalten werden. Das Versionierungsverhalten kann dabei pro Ablage an die Bedürfnisse eines Teams oder Projekts angepasst werden. Dadurch, dass frühere Dokumentenstände beibehalten werden, können die Dokumenten-Versionen miteinander verglichen oder bei Bedarf wiederhergestellt werden.

Co-Authoring

Der Begriff Co-Authoring steht für das gleichzeitige Bearbeiten von Dokumenten. Dieser Vorteil steht einem Team oder Projekt nur zur Verfügung, wenn das Dokument in einer SharePoint Dokumentenablage oder in OneDrive for Business gespeichert wird. Dabei ist das gleichzeitige Bearbeiten nicht nur in der Web-Anwendung von Word, Excel, PowerPoint oder OneDrive möglich, sondern auch mit der Desktop- und Mobile Version. Die Funktion stellt dabei technisch sicher, dass ersichtlich ist, welche Mitarbeiter gerade welcher Stelle im Dokument arbeiten. Ein Abschnitt, der gerade bearbeitet wird, ist für die anderen Mitarbeiter während dieser Zeit gesperrt. So wird sichergestellt, dass trotz des gleichzeitigen Bearbeitens jederzeit nur eine gültige Dokumentenversion besteht.

Offline Dateien

Werden Dokumentenablagen von SharePoint mit dem OneDrive for Business Synch Client auf das lokale Arbeitsgerät synchronisiert, so ist das Bearbeiten der Dateien auch Offline möglich. Die Dateien werden automatisch wieder in die SharePoint Ablage synchronisiert, sobald das Arbeitsgerät wieder mit dem Internet verbunden ist. Der Synchronisationsmechanismus prüft, ob die Version auf dem Server in der Zwischenzeit verändert wurde und schlägt bei Bedarf Lösungen zur Behebung des Konflikts vor.

Suche

Gegenüber dem Filesystem SharePoint verfügt über eine starke Suchmaschine, welche alle Objekte in SharePoint indexiert und als Suchresultate ausgibt. Die Suche ist eine Volltext-Suche. Damit Texte in PDFs durchsucht werden können setzt voraus, dass diese als OCR Datei erstellt wurden.

Dokumentenstatus

Im Gegensatz zum Filesystem verfügt SharePoint über die Möglichkeit, Dokumente nur dann für die anderen sichtbar zu machen, wenn diese freigegeben, respektive genehmigt wurden. Bei Bedarf können Dokumente in SharePoint Ablagen auch explizit ausgecheckt werden, sodass lediglich diejenige Person das Dokument bearbeiten kann, die es ausgecheckt hat.

Integration in Office

SharePoint ist vollständig in das lokale Office integriert. Dadurch wird die Handhabung wie beispielsweise das Speichern von Dokumenten oder der Vergleich verschiedener Versionen deutlich einfacher.

Workflows und Automatisierung

Dokumente in SharePoint zu speichern birgt weitere Vorteile, wenn Dokumenten-Workflows zur Abbildung von Geschäfts- und Unternehmensprozessen verbessert werden sollen. So kann beispielsweise automatisch eine Meldung versendet werden, wenn ein Dokument zur Freigabe genehmigt werden soll. Im Gegensatz zum Filesystem haben Sie auch die Möglichkeit festzustellen, ob ein Dokument gelöscht, wurde bevor sie danach suchen müssen.

Zugriff von Überall

SharePoint Online ermöglicht es, schnell und einfach von überall und jederzeit auf die darin gespeicherten Dokumente zuzugreifen und daran zu arbeiten – auch via Office Mobile Apps wie OneDrive, Word, Excel, OneNote etc. Mit einem Filesystem wird eine Remote-Technologie (z.B. Direct Access oder VPN, VDI) benötigt, um einen Zugriff zu ermöglichen.

Backup und Datensicherung

Microsoft stellt sicher, dass der SharePoint Service jederzeit zur Verfügung steht (99.98%). Gelöschte Dokumente gelangen in den zweistufigen Abfalleimer (Recycle Bin), wo sie während 180 Tagen wiederhergestellt werden können. Alte Dokumentenstände können zudem über die Versionierung jederzeit wiederhergestellt werden. Zusätzlich erstellt Microsoft alle 12 Tage ein Snapshot der SharePoint Inhalte und behält dieses für 14 Tage. Bei Bedarf können Administratoren die Wiederherstellung dieser Daten beantragen.

Dennoch gibt es Fälle, welche durch diese Massnahmen nicht abgedeckt werden, wie zum Beispiel das mutwillige Löschen von Dokumenten oder bei Feststellung des Verlusts erst nach 180 Tagen. Diese Fälle können durch zusätzliche Backup Tools abgedeckt werden.

Security

Die Files sind in SharePoint vor Crypto-Locker-Viren geschützt. Das heisst, wenn eine Ransomware die mit OneDrive in die Cloud synchronisierten Dateien blockiert, so ist nur die lokale Kopie davon betroffen. Die Dateien in SharePoint und OneDrive sind davon nicht betroffen. SharePoint verfügt zudem über Advanced-Data-Loss-Prevention. Dokumente können dadurch mit einem Click wiederhergestellt werden.

Keine Infrastruktur-Kosten

SharePoint Online ist ein von Microsoft gehosteter Service. Aus diesem Grund sind bei SharePoint Online, im Gegensatz zum Filesystem und den zusätzlichen Remote Access- und Backup- Technologien, keine Infrastruktur-Kosten nötig.

 

Einschränkungen und Limiten von SharePoint

Limiten von Speicherkapazität und Dateigrössen

Anmerkung: Die nachfolgenden Kapazitäten gelten pro Office 365 Tenant. Der persönliche Speicher in OneDrive for Business ist darin nicht enthalten.

Die Speicherkapazität des SharePoint Service (E1, E3, E5, SP1, SP2) beträgt 1 TB plus 10 GB pro Benutzer mit einer SharePoint Online Lizenz. Bei 100 Benutzern sind das total 11 TB. Insgesamt können 500’000 SharePoint SiteCollections (Arbeitsräume) oder Office 365 Groups eingerichtet werden, wovon jede maximal 25 TB Daten speichern kann. Benötigen Sie mehr als eine halbe Million Arbeitsräume, so kann Microsoft das Kontingent weiter erhöhen.

Die ausführlichen Infos von Microsoft finden Sie hier. Zudem haben wir die wichtigsten Limiten der Enterprise-Pläne nachfolgend für Sie zusammengefasst:

  • Speicherplatz: 1 TB pro Tenant plus 10 GB pro Benutzerlizenz
  • Speicher pro Arbeitsraum oder Office 365 Group: 25 TB
  • Anzahl SiteCollections oder Office 365 Groups: 500’000
  • Dateien und Ordner pro Dokumentenablage: 30 Millionen
  • Maximale Dateigrösse: 15 TB
  • Maximale Pfad-Länge: 260 Zeichen
  • Versionen: 50’000 Hauptversionen und 511 Nebenversionen
  • Unterwebseiten (Subsites): 2’000 pro Arbeitsraum
  • Eindeutige Berechtigungszuweisungen pro Liste oder Dokumentenablage: 5’000
  • Benutzer: 2 Millionen pro Arbeitsraum
  • Externe Benutzer: Unlimitiert

Für Ordner und Dateien gelten zudem die folgenden Restriktionen:

  • Nicht unterstützte Sonderzeichen: “ * : < > ? / \ |
  • Ungültige Datei oder Ordner Namen: .lock, CON, PRN, AUX, NUL, COM1 – COM9, LPT1 – LPT9,_vti_, desktop.ini und Dateinamen, welche mit ~$ beginnen.

Weitere Einschränkungen finden Sie hier:

Dateitypen

SharePoint ist ein Office-Server, weshalb er insbesondere mit Office-Dokumenten (Word, Excel, PowerPoint, OneNote) gut funktioniert. Auch die meisten anderen gängigen Dateien können in SharePoint angezeigt werden (PDF, JPEG, MP3). Dateien und Medien von Photoshop, Indesign, CAD oder Simulationsprogrammen allerdings können zwar gespeichert und synchronisiert, nicht aber über die Weboberfläche betrachtet oder bearbeitet werden. Auch Datenbanken (Access) können in SharePoint gespeichert, aber nicht direkt bearbeitet werden. Beim Bearbeiten wird die Datei jeweils heruntergeladen und es wird eine neue Version erstellt.

Berechtigungen

Die abgebildeten Ordner und Dokumente in SharePoint-Dokumentenbibliotheken vermitteln den Eindruck, dass diese über die gleichen Möglichkeiten verfügen, wie das Filesystem. Dies ist aber weit gefehlt, denn wichtige Funktionen im Umgang mit Vererbung von Berechtigungen fehlen oder können über die Sharing-Funktion ausgehebelt werden.

Fileserver 1:1 nach SharePoint migrieren?

SharePoint verfügt gegenüber dem Filesystem über deutliche Vorteile für die Zusammenarbeit und das Dokumentenmanagement. SharePoint erscheint zudem im ersten Moment mit grosszügigen Kapazitäten und Limiten, sowie den abgebildeten Ordnern und Files, eine klare und einfache Lösung zu sein. Es liegt deshalb auf der Hand, dass Unternehmen auf SharePoint wechseln möchten.

Viele Unternehmen verfügen jedoch über keine oder nur geringe Erfahrungen im Umgang mit SharePoint und es fällt ihnen deshalb schwer, eine belastbare und zukunftsfähige Zielarchitektur für Daten- und Berechtigungsstrukturen zu planen.

Es ist nicht erstaunlich, dass viele Organisationen die bestehenden Ordner und Dateien 1:1 vom Fileserver in eine einzige SharePoint Dokumentenbibliothek migrieren möchten und diese dann über die WebDav Schnittstelle als Netzwerk in den Arbeitsgeräten einbinden. Dieser Lösungsansatz greift aber zu wenig weit, denn wichtige Berechtigungen werden nicht auf Ordnern und Files gesteuert, sondern auf der Arbeitsraum-Ebene. So wird beispielsweise pro Arbeitsraum gesteuert, ob Externe im Arbeitsraum mitwirken können oder nicht. Bei der oben erwähnten Lösung würde dies bedeuten, dass alle Externen Zugriff auf die gesamte File-Ablage erhalten. Im Verlauf der Zeit kommen weitere Herausforderungen hinzu, wenn es darum geht, sensible Daten von nicht sensiblen Daten zu trennen und die Zugriffe darauf zu steuern. Durch Sharing werden die Berechtigungen weiter übersteuert. Die Verwaltung der Zugriffsrechte durch die IT wird eine Herausforderung und infolge fühlen sich Benutzer bei der Verwendung von SharePoint unsicher.

Umdenken

Um die Vorteile, Limiten und Einschränkungen sowie die Sicherheit und Governance langfristig befriedigen zu können, setzt dies ein Umdenken voraus. Collaboration fördert die Zusammenarbeit in Projekten und Teams. Entsprechend gilt es, anstelle von Ordnerstrukturen, welche die Organisation abbilden, in Teams und Projekten mit Dokumentenbibliotheken und Ordnerstrukturen zu denken und dabei sensible von nicht sensiblen Daten zu unterscheiden.

Ja, Fileserver können durch SharePoint abgelöst werden, aber…

SharePoint verfügt gegenüber dem Filesystem über deutliche Vorteile für die Zusammenarbeit und das Dokumentenmanagement. Abhängig von der Arbeitsweise und von den Anforderungen einer Organisation, können grosse Teile des Fileservers durch SharePoint abgelöst werden. Bei der Migration können die Daten aber nicht als Ganzes 1:1 übernommen werden, sondern müssen neu in Teams und Projekte und in interne und öffentliche Dateien unterteilt werden, damit die Vorteile von SharePoint im Bereich Collaboration genutzt werden können. Letztlich spielt auch die Disziplin der Mitarbeitenden eine entscheidende Rolle für den Erfolg von SharePoint als Alternative für das Filesystem.

Für das Speichern und Bearbeiten von sehr grossen Dateien oder Applikations-Daten liegen die Vorteile beim Fileserver. Abhängig von den Anforderungen eines Unternehmens sehen wir als «Born in the Cloud» Microsoft Partner in Azure Files eine Alternative zum lokalen Fileserver.

Haben Sie Fragen für die Ablösung vom Filesystem durch SharePoint? Melden Sie sich bei uns, wir beraten Sie gerne zu diesem Thema: Simon Feldkamp, +41 79 503 42 60.