Viele Schweizer KMUs, die sich längst von Microsoft Office 365 mitreissen liessen, haben heute Mühe mit dem Einsatz von SharePoint als Intranet und Kommunikationsplatform. Dabei umfassen die modernen SharePoint Hub Sites und Moden Team und Communication Templates alles, um Out-of-the-Box mobile-fähige, ansprechende und mehrsprachige Intranets zur Verfügung zu stellen.

Dennoch fehlen heute wichtige Features, welche für eine firmenweite Kommunikationsplattform essentiell sind. So genügt meist schon die fehlenden Mehrsprachigkeit, um ein Intranet Projekt auf Basis von «Modern SharePoint und HubSites» erst gar nicht in Erwägung zu ziehen, was falsch und schade ist.

SharePoint Hub-Sites

SharePoint Hub Sites sind ein wichtiger Building Block für Intranets basierend auf SharePoint Online von Office 365 – sie sind das «Bindegewebe» wenn ganze Sammlungen von Team Sites und Communication Sites gemeinsam organisiert werden sollen. Dann damit die Governance und das Wachstum im Laufe der Zeit optimal verwaltet werden kann ist eines der Schlüsselprinzipien moderner, auf SharePoint basierender Intranets, dass jede Arbeitseinheit (Abteilungen, Teams, Projekte,…) über eine separate SiteCollection verfügt.

Bevor Sie nun aber mit der Erstellung von Hub-Sites beginnen, lassen Sie uns die Vorteile dieser speziellen Site zusammenfassen:

  • Gemeinsame Navigation und Branding (Logo, Farben)
  • Seiten-übergreifende Suche
  • «Aufrollen von Inhalten»

Kombinieren wir diese Funktionen mit den Tools von SharePoint Modern Sites steht uns alles zur Verfügung, Mitarbeitenden auf effiziente Weise die Inhalte zur Verfügung zu stellen, welche Sie für die tägliche Arbeit benötigen und Kommunikation in die entsprechenden Zielgruppen zu steuern.

Amstein + Walthert Intranet SharePoint Hubsites wiederbelebt

im Rahmen eines ITaaS Projekts der Firma UMB durften wir das bestehende SharePoint 2010 Intranet und die Datenpools des Schweizer Ingenieur- und Planerunternehmens Amstein + Walthert nach Office 365 migrieren. Die übergeordneten Anforderungen waren

  • 1:1 Übernahme aller Inhalte
  • Ausschliesslich Out-of-the-Box Features verwenden
  • Kein Customizing

Ebenso sollte die Komplexität reduziert werden, denn in der bestehenden Lösung wurde abhängig vom Standort eines Mitarbeiters mittels Metadaten gesteuert, welche Dokumente und Inhalte er sehen sollte. Aufgrund der anspruchsvollen Datenerfassung wurden bald keine News oder Dokumente mehr veröffentlicht und nur die grösseren Standorte des Unternehmens nutzten das Intranet.

Gemeinsam mit dem Kunden haben wir verschiedene Lösungs- und Darstellungsvarianten entwickelt.

 

Das neue Intranet wurde wie folgt umgesetzt:

  • Einsatz der Microsoft SharePoint Modern Pages und Hub zur Umsetzung des Corporate Intranet. Aufrechterhaltung der Informations- und Datenorganisation​
  • Basierend auf den bestehenden Inhalten wurden eine Deutsche und eine Französische Version implementiert.​
  • Vereinfachte Steuerung der Zugriffsberechtigungen
  • Integration aller A+W Standorte in einer Lösung​
  • Unterstützung des Zugriffs von Unterwegs via Smartphone oder Tablet und SharePoint App​
  • Personensuche über Microsoft Delve​
  • CVs werden neu im persönlichen OneDrive for Business jedes Mitarbeitenden gespeichert und verwaltet

Viel Aufmerksamkeit schenkten wir der Startseite. Sie sollte den Mitarbeitenden das gleiche vermitteln wie bis anhin.

Amstein + Walthert SharePoint Modern Intranet

Nebeneinanderstellung der Startseiten-Inhalte in SharePoint 2010 und Modern SharePoint von Office 365

 

Die Datenpools wurden wie folgt umgesetzt:

  • Microsoft SharePoint Team Sites für Umsetzung der Datenpools, Übernahme der bestehenden Benutzerrechte aus A+W Verzeichnisdienst (Active Directory)​
  • Die konfigurierten Zugriffsrechte werden 1:1 übernommen​
  • Zugriff via Handy und Tablet über SharePoint und OneDrive App​
  • Links auf die «alte» Plattform können nicht automatisch übernommen werden​

 

Möchten Sie mehr zum Projekt bei Amstein + Walthert erfahren? Hier finden Sie unsere Kundenreferenz. Haben Sie Fragen zu SharePoint Intranets in Office 365, Modern Pages, Hub Sites oder Migrationsvorgehen? Ich stehe Ihnen gerne direkt zur Verfügung: Simon Feldkamp, 079 503 42 60, simon@askmewhy.com oder via Skype und MS Teams.