SharePoint ist nicht intuitiv! Viele Schweizer KMUs, die sich längst von Microsoft Office 365 mitreissen liessen, haben deshalb Mühe mit dem Einsatz von SharePoint für die Projektarbeit. Dabei umfasst Microsoft’s Collaboration Plattform zentrale Werkzeuge für die Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern.

Der Kosten- und Zeitdruck in Projekten steigt, weshalb die Bedeutung von Cloud Services für die Zusammenarbeit zunimmt. Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen haben das Bedürfnis nach einfachen Lösungen für die effiziente Projektarbeit mit internen und externen Partnern.

Viele Schweizer KMU setzen Microsoft Office 365 ein, denn es umfasst zentrale Werkzeuge für die tägliche Arbeit wie zum Beispiel Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote aber auch Skype, SharePoint, OneDrive, Planner oder Microsoft Teams. Damit bietet Office 365 eine grosse technische Vielfalt, die für den Benutzer jeodoch oft anspruchsvoll ist und nicht intuitiv wirkt.

Hinzu kommt, dass sich die Projektabläufe eines Unternehmens sowie die bestehenden ERP-, CRM- und Branchenlösungen nur aufwändig und mit Expertenwissen in Office 365 und SharePoint integrieren lassen. Viele Unternehmen verfügen in diesem Bereich über wenig Erfahrung. Dennoch wird oft im Alleingang versucht, mit den Standardmitteln von Office 365, wie Teams oder Groups, Arbeitsräume und Werkzeuge für die Projektarbeit bereitzustellen. Trotz anfänglicher Erfolge werden die Projektteams bald von der Realität eingeholt, denn mit zunehmender Anzahl Projekte entstehen immer mehr ungleiche, doppelte oder verwaiste Projekträume und Datenablagen. Das Auffinden von Dokumenten und Inhalten wird erschwert und führt zu Frustrationen und schlechter SharePoint Akzeptanz. Die mangelnde Erfahrung im Umgang mit Zugriffsrechten und Sharing kann Sicherheitslücken verursachen. Zudem werden technische Limitationen moderner Tools wie beispielsweise dem Planner erst bei fortgeschrittenem Projektstatus erkannt, was eine Umstellung zusätzlich erschwert und dem Unternehmen wichtige Zeit für die inhaltliche Arbeit im Projekt raubt. Infolge wird dann oft versucht, die fehlende Standardisierung und Integration durch den Kauf zusätzlicher Software zu lösen oder das bewährte Projektvorgehen den Applikationen anzupassen.

Was fehlt ist eine einfache, automatisierte, erweiterbare und kostengünstige Lösung für die Projektarbeit mit Office 365 und SharePoint, welche als Service bezogen werden kann. Eine solche Lösung existiert mit Seamless.

Seamless AskMeWhy

Projektplattform-as-a-Service

Seamless ist eine Software-as-a-Service und wird in den Microsoft Azure Datacenters betrieben. Sie vereinfacht das gemeinsame Bearbeiten von Projekten mit internen und externen Projektmitgliedern in SharePoint, wodurch sich die Projektteams vollständig auf die inhaltliche Arbeit fokussieren können. Ursprünglich für Schweizer Ingenieur- und Planungsunternehmen entwickelt, wird Seamless aufgrund seiner Einfachheit und Anpassungsfähigkeit heute auch im Projektgeschäft bei Herstellern und Finanzdienstleistern eingesetzt.

Neue Projekträume werden direkt aus dem vorhandenen Kernsystem erstellt und die Projektinformationen und Berechtigungen übernommen. Arbeitsraumtypen, Datenablagen, Berechtigung, Aufgaben und Checklisten werden zentral konfiguriert und standardisiert bereitgestellt. Ist der Projektraumerstellt, lädt der Projektleiter die internen und externen Projektmitglieder ein und stellt die Werkzeuge bereit, welche im Projekt eingesetzt werden sollen. Dabei kann er zwischen vordefinierten Tools wie Dokumentenablagen, Aufgabenlisten, Kontakten, Terminen, Risiken, Stakeholdern oder Meilensteinen, und massgeschneiderten Tools wie die Projektnachkalkulation mit Realtime-Daten aus Ihrem bestehenden ERP-System aussuchen. Durch die einheitlichen Projekträume ist der Projektstatus auf einen Blick sichtbar und muss nicht über verschiedene Systeme abgefragt werden.

Die Projekträume sind einheitlich und die Benutzerführung ist intuitiv, webbasiert und geräteunabhängig, Die Eingewöhnungszeit ist dadurch minimal. Durch die Integration von Seamless in Microsoft Teams lassen sich zudem die Vorteile beider Lösungen in den Bereichen Communication & Collaboration vereinen.

Flexibler Cloud Service

Seamless SaaS wird von AskMeWhy entwickelt. Die Lösung wird zeitnah und unkopliziert direkt in Ihrem Office 365 Tenant installiert und kann kostenlos getestet werden. Das Basis-Angebot ist nutzungsbasiert. Spezifische Anpassungen entwickeln wir als Projekt im agilen Vorgehen gemeinsam mit unseren Kunden. Dadurch erreichen wir die Projektziele pünktlich und in Top-Qualität.

Zu den Autoren

Simon Feldkamp und Beat Gfeller teilen die Leidenschaft für moderne Technologie und Software Entwicklung. Dabei verfolgen beide ihre Interessen mit unterschiedlichen Ansätzen. Simon besitzt ein Flair für Kreativität und Ästhetik, was ihm erlaubt, ansprechende und intuitive Lösungen umzusetzen. Für Beat sind IT-Lösungen dann erfolgreich, wenn sie einfach und robust ein reales Problem des Kunden lösen.
Durch ihre Zusammenarbeit bei einem bekannten Schweizer Ingenieur- und Planungsunternehmen bemerkten sie, dass sie mit gebündelten Kräften sowohl umfassende Kundenberatung, wie auch optisch ansprechende und innovative Lösungen mit maximalem Nutzen realisieren können.

Über AskMeWhy

AskMeWhy ist ein innovativer Anbieter kundenspezifischer Lösungen für die Zusammenarbeit in Projekten und Teams basierend auf den Microsoft Collaboration Technologien SharePoint, Office 365 und Azure. Unser Angebot umfasst Lösungen für Projekte und Teams, ERP und CRM-Integrationen, GIS-Lösungen, Intranets und weitere Add-Ons.

Wir sind Spezialisten in den Bereichen SharePoint Consulting, Software-Entwicklung und -Design mit Fokus auf Projektarbeit. Wir verfügen über umfangreiche Erfahrungen in den Bereichen Projektentwicklung, Projektmanagement, Software- und Systems-Engineering.

Burkhalter Gruppe – noch effizienter in der Projektarbeit

Die Burkhalter Gruppe zählt rund 3’000 Mitarbeitende verteilt auf über 40 Gesellschaften. Steigende Anforderungen für die standort- und branchenübergreifende Zusammenarbeit sowie Zeit- und Kostendruck haben die Burkhalter Gruppe dazu motiviert, Seamless für die Projektarbeit einzuführen. Als moderne Plattform bietet Seamless alle Werkzeuge für die Bearbeitung von Projekten und integriert zudem die bestehende Branchenlösung Volta und das ERP-System. Für die Teams bei Burkhalter bedeutet dies mehr Zeit für die inhaltliche Projektarbeit und deutlich effizientere Abläufe. Die Kundenreferenz finden Sie hier.

«Die Kombination unserer bestehenden Branchen- und ERP-Lösung mit den modernen Microsoft Collaboration Technologien in Seamless hilft uns, die Projektlaufzeit zu verkürzen und Kosten zu sparen – Zeno Böhm, CFO Burkhalter Gruppe»