Modernes Intranet mit Microsoft Hub Sites

AskMeWhy migriert das Amstein+Walthert Intranet nach SharePoint Online

Modernes Intranet mit den Hub Sites von Office 365

Amstein+Walthert ist ein führendes Schweizer Ingenieur- und Planungsunternehmen, das auf eine leichtfüssige IT und aktuelle Technologie setzt. Das bestehende, mehrsprachige Intranet ist in die Jahre gekommen und sollte erneuert werden. AskMeWhy gelang die Migration der umfassenden Inhalte und anspruchsvollen Funktionen innert weniger Wochen mit den ansprechenden SharePoint Modern Pages von Office 365. Heute verfügt Amstein+Walthert über ein mobilfähiges Modern Intranet, welches die Zusammenarbeit, die Kommunikation und den Informationsfluss fördert und die Mitarbeitenden noch stärker mit dem Unternehmen verbindet.

 

Fokus
Konzeption
Migration
Betrieb
Jahr
2018
Industrie
Ingenieure und Planer
Technologie
Office 365
SharePoint Online
Azure AD

Die Ausgangssituation

Amstein+Walthert verfügt über ein mehrsprachiges Intranet auf Basis von SharePoint 2010 für die Veröffentlichung von News, Events und Informationen. Dieses wurde mit Publishing Pages, Metadaten, speziell angefertigten WebParts und Custom Branding realisiert. Für die Zusammenarbeit wurden mehrere Workspaces mit individuellen Datenablagen genutzt. Im Rahmen eines Sourcing Projekts sollte die Plattform auf ein neues Fundament gestellt werden. Der E-Mail Service war bereits auf Office 365 migriert, weshalb SharePoint Online von Office 365 als Zielplattform für das neue Intranet eingesetzt wurde. Unser Auftrag bestand darin, alle Inhalte und Funktionen des bestehenden Intranet 1:1 zu migrieren und dafür nur Out-of-the-box Funktionalitäten von SharePoint Online zu verwenden. Neben dem Intranet sollten zudem die Collaboration Workspaces und Berechtigungen sowie die Mitarbeitersuche und deren Lebensläufe migriert werden.

Die Lösung

In einem ersten Schritt verifizierten wir die Machbarkeit der Migration der SharePoint Publishing Pages nach Office 365 Modern Sites und planten das grobe Vorgehen. Innert wenigen Tagen entwickelten wir einen mehrsprachigen Prototyp, welcher dem Kunden das neue Look & Feel, die Informations- und Berechtigungsarchitektur sowie die Datenorganisation vermittelte. Nach der Freigabe des Konzepts setzten wir die Startseite mit Hilfe der neuen WebParts um. Die Startseite (Hub Site) verbindet alle Modern Sites, was die siteübergreifende Suche nach Inhalten und die durchgängige Navigation und Branding ermöglicht. Dokumente, Beiträge sowie die Metadaten migrierten wir mittels ShareGate, die thematischen Landingpages manuell. Die Personensuche erfolgt neu mit Microsoft Delve und die Collaboration Workspaces wurden mit allen Daten, der Dokumentenhistory und den Berechtigungen 1:1 in Modern Team Sites migriert.

Das Resultat

Mit SharePoint Online Modern Sites von Office 365 verfügt Amstein+Walthert heute über eine zukunftsfähige Intranet Plattform. Trotz der Anforderung, das Intranet ohne Inhaltliche Anpassungen zu migrieren, gelang es uns, das Look & Feel aufzufrischen und dem Intranet neues Leben einzuhauchen. Die Modern Pages sind mobile responsive und können daher von überall und mit allen Devices genutzt werden. Die neuen Zugriffsrechte, die Struktur und Funktionen vereinfachen das Publizieren von News, Dokumenten und Veranstaltungen. Die Social Funktionen der Sites zeigen die Beliebtheit von Beiträgen auf. Als deutliche Verbesserung wurde zudem die Personensuche mit Delve genannt. Für die IT bedeutet der Wechsel in die Microsoft Cloud eine deutliche Vereinfachung der Abläufe im Intranet. Die Betriebsaufwände nehmen ab, da Office 365 und SharePoint Online automatisch aktualisiert und die Daten gesichert werden.

Wohin als nächstes?

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