Self-Service SharePoint Collaboration bei SIGVARIS

Vereinfachte globale Zusammenarbeit mit modernem Genehmigungsprozess für SharePoint Online Arbeitsräume

Standardisierte Projekträume einfach erstellen mit der neuen Provisioning-Engine

SIGVARIS plant, SharePoint Online stärker als Plattform für die effizientere Zusammenarbeit in Projekten und Teams zu nutzen. Die Arbeitsräume sollen dabei alle gleich parametrisiert sein. Deshalb wurde AskMeWhy beauftragt, im Rahmen ihres Framworks Seamless eine Provisioning-Engine zu entwickeln. Entstanden ist ein mehrsprachiges Tool, mit dem die Mitarbeitenden mittels Self-Service einen Projektraum beantragen können. Nach erfolgter Freigabe durch die Vorgesetzten, wird ein standardisierter Projektraum eröffnet und die inhaltliche Arbeit kann umgehend beginnen.

 

Fokus
Beratung
Software Entwicklung
Einführung
Betrieb
Jahr
2017
Industrie
Medizinalbranche
Technologie
Office 365
Video Portal
SharePoint Online
Azure App Services

Die Ausgangssituation

Mit der Einführung von Office 365 kann SIGVARIS u.a. auch SharePoint Online als Plattform für die Zusammenarbeit in Projektteams und Arbeitsgruppen (Workspaces) nutzen. Workspaces können neben der Dokumentenablage auch weitere wichtige Werkzeuge wie Kalender, Aufgabenlisten, Linklisten, Issue Tracking oder OneNote zur Verfügung stellen. Bisher wurden Workspaces manuell erstellt und für die Zusammenarbeit genutzt. Allerdings ist die manuelle Erstellung von Workspaces aufgrund der grossen Zahl von Parametern aufwändig. Unterschiedlich parametrisierte Workspaces können zudem zu Verwirrung bei den Benutzern und somit zu höherem IT-Aufwand führen, da Probleme individuell bearbeitet werden müssen. AskMeWhy hat deshalb eine Provisioning-Engine implementiert, welche Workspaces aufgrund einer definierten Parametrisierung erstellt und den Teams zur Verfügung stellt.

Die Lösung

Die Anforderungen an das Workspace Provisioning (SharePoint Workspaces oder Office 365 Teams) haben wir im Rahmen eines  Workshops gemeinsam mit dem Kunden abgestimmt. Die dem Provisioning vorgelagerten Formulare und der Genehmigungsworkflow wurden als Provider-Hosted-App mittels Visual Studio entwickelt. Der Übergang vom Approval zum Provisioning geschieht mittels Azure Queue. OnePlace ist bei den Mitarbeitenden von SIGVARIS als Startseite im Browser eingerichtet. Über OnePlace gelangen berechtigte Mitarbeitende in das Workspace Provisioning. Eine mehrsprachige Einstiegsseite beschreibt die Voraussetzungen für die Bestellung eines Workspace und stellt die verschiedenen Funktionen vor. Über ein Provisioning-Formular können die Mitarbeitenden nun einen neuen Workspace eröffnen. Zur Unterstützung der Mitarbeitenden stehen Links zu mehrsprachigen Quick-Start-Guides zur Verfügung.

Das Resultat

Dank der Provisioning-Engine können standardisierte Projekträume nun innert kurzer Zeit von den Mitarbeitenden selbst erstellt werden. Interne und externe Teammitglieder werden zur Mitarbeit eingeladen und die inhaltliche Projekt- und Teamarbeit kann beginnen. Da die Projekträume standardisiert sind, finden sich die Mitarbeitenden einfacher in verschiedenen Projekten zurecht. Dadurch wird nicht nur die Zusammenarbeit erleichtert, sondern auch die IT entlastet, da es sich nicht mehr um individuelle Problemlösung pro Projektraum handelt. Insgesamt führte die Implementation der Provisioning-Engine zu Zeit- und Kosteneinsparungen bei SIGVARIS.

AskMeWhy überzeugte sowohl durch die fundierte technische Kompetenz im Bereich Software-Entwicklung mit Office 365 und SharePoint Online, als auch durch die kreative und grafische Kompetenz bei der Umsetzung moderner, digitaler Arbeitsplätze und insbesondere durch die hohe Zuverlässigkeit in der Projektarbeit.

Bettina Moosmann

Head of Corporate Communications

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